Eine Buchhaltungssoftware ist ein Computerprogramm, das Buchhalter bei der Aufzeichnung und Berichterstattung der finanziellen Transaktionen eines Unternehmens unterstützt. Die Funktionalität der Buchhaltungssoftware unterscheidet sich von Produkt zu Produkt. Größere Firmen entscheiden sich oft für eine maßgeschneiderte Lösung, die eine große Menge an Daten aus vielen verschiedenen Abteilungen integriert. Kleinere Firmen nehmen hingegen oft ein Produkt von der Stange. Wir zeigen im folgenden Bericht, wofür Buchhaltungs-Programme gut sind und worauf Sie achten müssen.

Eine Buchhaltungssoftware beschreibt eine Art von Anwendungssoftware, die Buchhaltungstransaktionen innerhalb von Funktionsmodulen wie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Journal, Hauptbuch, Lohnbuchhaltung und Probebilanz aufzeichnet und verarbeitet. Sie funktioniert wie ein Buchhaltungsinformationssystem. Sie kann von der Organisation, die sie einsetzt, selbst entwickelt werden, von einem Dritten gekauft werden oder eine Kombination aus einem Anwendungssoftwarepaket eines Dritten mit lokalen Modifikationen sein. Buchhaltungssoftware kann webbasiert sein, auf die jederzeit und überall mit jedem internetfähigen Gerät zugegriffen werden kann, oder sie kann desktopbasiert sein. Sie variiert stark in ihrer Komplexität und ihren Kosten.

Verschiedene Firmen haben unterschiedliche Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware. Einige benötigen nur eine allgemeine Buchhaltungssoftware von der Stange, während andere eine maßgeschneiderte, komplexe Buchhaltungssoftware benötigen. Die Buchhaltungssoftware lässt Buchhaltungsberechnungen einfacher durchzuführen und zu analysieren. Mit einer Buchhaltungssoftware werden weniger Büroräume benötigt, da sie die Verwendung von physischen Daten überflüssig macht, was Kosten für die Miete spart. Buchhaltungssoftware erleichtert das Wiederfinden alter Buchhaltungsdaten, was für interne und externe Audits hilfreich ist.

Die Buchhaltungssoftware ist eine unschätzbare Ressource für moderne Unternehmen. Die Software ermöglicht eine detaillierte Nachverfolgung von Finanztransaktionen und nahezu sofortige Berichte und Analysen. Vor der Einführung von Buchhaltungssoftware mussten diese Aufgaben mit Hilfe von großen Transaktionsjournalen von Hand durchgeführt werden. Ad-hoc-Berichte waren aufgrund des hohen Arbeitsaufwands bei der Konsolidierung der manuellen Einträge in der Regel unpraktisch. Eine Buchhaltungssoftware automatisiert diese Aufgaben, reduziert die Kosten der Buchhaltung und ermöglicht eine bessere finanzielle Entscheidungsfindung durch zeitnahe Berichte.

Eine gute Buchhaltungssoftware ermöglicht auch die Speicherung zahlreicher Datenmengen, ohne physischen Platz zu beanspruchen. Dies führt dazu, dass Unternehmen weniger Bürofläche benötigen, da sie keine großen Aktenräume mehr benötigen, um Ordner mit Daten zu speichern. Weniger Bürofläche ermöglicht Kosteneinsparungen.

Die Möglichkeit, über die Buchhaltungssoftware einfach auf Buchhaltungsdaten zuzugreifen, erleichtert die Durchführung von Audits, insbesondere von solchen, die die Auswertung von Informationen aus früheren Jahren erfordern. Dies hilft nicht nur bei internen Prüfungen, sondern auch bei Besuchen vom Finanzamt.

Es gibt Buchhaltungssoftwarepakete für kleine wie auch große Unternehmen. Einige der Unterscheidungsmerkmale sind Funktionalitäten in der Ausgabenberichterstattung, LIFO- und FIFO-Bestandsberichterstattung, Point-of-Sale-Integration, Batch-Management, Dokumentenmanagement und Aufzeichnung von Transaktionen in mehreren Währungen. Wer beruflich viel reist, für den empfiehlt sich beispielsweise die Reisekostenabrechnung mit Expensya.

Wichtig ist auch, wo oder wie die Buchhaltungssoftware eingesetzt wird: vor Ort, gehostet als Software-as-a-Service (SaaS) oder in der Cloud. Es gibt generische Buchhaltungssoftware-Pakete, die sofort für alle Arten von Unternehmen verwendet werden können, während andere Pakete eine Anpassung an die spezifischen Anforderungen einer Branche oder eines Unternehmens erfordern. Wie bei anderen Arten von Softwarepaketen kann die Preisgestaltung für Buchhaltungssoftware in Form einer Pauschale (z. B. ein monatliches Abonnement), zeitbasiert, pro Benutzer und gestaffelt je nach Servicelevel erfolgen.

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